Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmieniło sposób wystawiania i odbierania faktur, ale nie przeniosło całej odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe na system ani na biuro rachunkowe. Podstawową odpowiedzialność wobec organów podatkowych nadal ponosi podatnik. Jeżeli jednak przedsiębiorca powierzył biuru rachunkowemu wystawianie faktur, pobieranie dokumentów z KSeF albo wykonywanie określonych czynności związanych z rozliczeniami, błąd biura może prowadzić do jego odpowiedzialności cywilnej wobec klienta. Znaczenie ma przede wszystkim zakres zawartej umowy i faktyczny podział obowiązków.

Kiedy za błąd odpowiada podatnik, a kiedy biuro rachunkowe

Warto zapoznać się z opublikowanym na stronie strefaksiegowego.pl ciekawym artykułem na temat odpowiedzialności biur rachunkowych za błędy w KSeF, ponieważ kluczowe znaczenie ma rozdzielenie odpowiedzialności podatkowej od odpowiedzialności wynikającej z umowy z biurem. Samo nadanie biuru uprawnień w KSeF nie oznacza, że przejmuje ono wszystkie obowiązki podatnika. Ministerstwo Finansów wskazuje, że strony powinny ustalić między innymi, kto wystawia faktury, kto pobiera dokumenty z KSeF i kto sprawdza faktury zakupowe pod kątem rozliczeń podatkowych. Biuro może działać w systemie w imieniu klienta, jeżeli otrzyma odpowiednie uprawnienia. Odpowiedzialność za konkretny błąd trzeba więc oceniać na podstawie kilku elementów:

• Zakresu obowiązków powierzonych biuru rachunkowemu.
• Treści umowy zawartej między przedsiębiorcą a biurem.
• Rodzaju czynności wykonanej błędnie w KSeF.
• Informacji i dokumentów przekazanych biuru przez klienta.
• Powstałej szkody oraz związku między błędem a jej powstaniem.

Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca sam wystawia faktury w KSeF, a biuro jedynie pobiera je i księguje, błąd polegający na wpisaniu nieprawidłowych danych na fakturze co do zasady należy wiązać z czynnością przedsiębiorcy. Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy klient przekazał biuru obowiązek wystawiania faktur w jego imieniu, a pracownik biura wprowadził błędne dane lub nie wystawił dokumentu w wymaganym czasie. W takim przypadku możliwe jest dochodzenie roszczeń od biura, jeżeli jego działanie lub zaniechanie naruszyło obowiązki wynikające z umowy i doprowadziło do szkody. Nie oznacza to jednak automatycznego przejęcia przez biuro odpowiedzialności podatkowej klienta wobec fiskusa. KSeF pozwala podatnikowi nadać biuru rachunkowemu uprawnienia do wystawiania i dostępu do faktur, a biuro może następnie przekazywać określone uprawnienia swoim pracownikom. Dlatego istotne jest również ustalenie, kto faktycznie wykonywał daną czynność.

Jak ustalić odpowiedzialność za konkretny błąd w KSeF

Przy sporze dotyczącym błędnej faktury nie wystarczy samo stwierdzenie, że dokument został przygotowany przez biuro rachunkowe. Należy odtworzyć cały proces. Trzeba sprawdzić, kto przekazał dane, kto miał obowiązek je zweryfikować, kto posiadał uprawnienia w KSeF i kto wykonał końcową operację. Ważne są także ustalenia dotyczące terminów przekazywania dokumentów. Jeżeli klient dostarczył biuru niepełne lub błędne informacje, odpowiedzialność może być ograniczona albo wyłączona. Jeżeli natomiast biuro otrzymało prawidłowe dane, a mimo tego nie wykonało powierzonej czynności prawidłowo, jego odpowiedzialność może być uzasadniona. W praktyce przed zgłoszeniem roszczenia warto zgromadzić:

• Umowę określającą zakres usług księgowych i podatkowych.
• Ustalenia dotyczące obsługi KSeF oraz nadanych uprawnień.
• Korespondencję dotyczącą wystawiania i odbierania faktur.
• Kopie błędnych dokumentów i informacje o sposobie ich wystawienia.
• Dokumenty potwierdzające wysokość poniesionej szkody.
• Informacje pozwalające ustalić osobę, która wykonała daną czynność.

Trzeba również odróżnić błąd techniczny od błędu merytorycznego. Awaria KSeF lub problemy z dostępem do systemu mogą być oceniane inaczej niż świadome wprowadzenie nieprawidłowych danych przez osobę obsługującą fakturowanie. W 2026 r. nie są stosowane sankcje pieniężne za błędy związane ze stosowaniem KSeF, ale nie oznacza to braku innych konsekwencji błędnego działania. Nieprawidłowa faktura może bowiem wpływać na rozliczenia VAT, podatek dochodowy albo sytuację kontrahenta. Jeżeli przedsiębiorca poniósł rzeczywistą szkodę wskutek nienależytego wykonania umowy przez biuro, może dochodzić jej naprawienia na zasadach odpowiedzialności cywilnej.

Odpowiedź na pytanie, kto odpowiada za błąd w KSeF, zależy więc od konkretnej sytuacji. Podatnik pozostaje odpowiedzialny za swoje rozliczenia podatkowe, ale biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność za niewłaściwe wykonanie powierzonych mu czynności. Najważniejsze jest precyzyjne określenie obowiązków obu stron, właściwe nadanie uprawnień w KSeF oraz zachowanie dokumentacji pokazującej przebieg obsługi. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, czy biuro tylko księguje dokumenty, czy również wystawia faktury, pobiera je z KSeF i dokonuje ich weryfikacji. Dopiero na tej podstawie można prawidłowo ustalić, kto ponosi odpowiedzialność za konkretny błąd i czy powstała podstawa do dochodzenia odszkodowania.