Tytuł: Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej – jak prowadzić legalnie i zarabiać bez zakładania firmy [PORADNIK 2025]
Autor: Anna Wysocka
Data publikacji: 6 października 2025
Data ostatniej aktualizacji: 6 października 2025
Zarabianie bez konieczności rejestracji działalności gospodarczej stało się dla wielu Polaków atrakcyjnym sposobem na dodatkowy dochód. Działalność nierejestrowana pozwala legalnie sprzedawać towary lub usługi, o ile przestrzega się określonych zasad i prowadzi odpowiednią ewidencję sprzedaży. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej, jak ją prowadzić krok po kroku, i jakie błędy mogą kosztować Cię utratę statusu „nierejestrowanego przedsiębiorcy”.
W artykule znajdziesz m.in.:
- definicję działalności nierejestrowanej i jej ograniczenia,
- omówienie obowiązku ewidencji sprzedaży,
- przykłady wzorów ewidencji i praktyczne wskazówki,
- sposoby na uniknięcie błędów i sankcji,
- praktyczne narzędzia do dokumentowania przychodów.
Czytaj dalej, by dowiedzieć się, jak legalnie zarabiać bez zakładania firmy i nie narazić się na problemy z urzędem skarbowym.
Spis treści
- Czym jest działalność nierejestrowana i kto może ją prowadzić
- Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej – na czym polega obowiązek
- Jak prowadzić ewidencję sprzedaży krok po kroku
- Wzór ewidencji sprzedaży – co powinna zawierać
- Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
- Kiedy trzeba zarejestrować firmę – przekroczenie limitu przychodów
- Praktyczne narzędzia do prowadzenia ewidencji
- Podsumowanie – jak legalnie zarabiać bez rejestracji działalności
Czym jest działalność nierejestrowana i kto może ją prowadzić
Działalność nierejestrowana (często nazywana też działalnością nieewidencjonowaną) to forma zarobkowania przewidziana w polskim prawie od 2018 roku. Umożliwia ona osobom fizycznym prowadzenie drobnej działalności zarobkowej bez konieczności rejestrowania firmy w CEIDG, opłacania składek ZUS czy prowadzenia pełnej księgowości.
Aby skorzystać z tej formy, należy spełnić kilka warunków:
- miesięczny przychód nie może przekraczać 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. to ok. 3225 zł brutto),
- w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie można było prowadzić zarejestrowanej działalności gospodarczej,
- działalność nie może wymagać koncesji, zezwoleń ani licencji (np. handel alkoholem czy transport pasażerów).
Dzięki temu rozwiązaniu wiele osób – zwłaszcza freelancerów, rękodzielników czy korepetytorów – może bezpiecznie testować pomysł na biznes bez biurokracji i kosztów stałych.
Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej – na czym polega obowiązek
Prowadzenie ewidencji sprzedaży to jeden z niewielu, ale bardzo ważnych obowiązków osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną. Celem ewidencji jest rzetelne dokumentowanie wszystkich przychodów uzyskanych z działalności – w szczególności po to, by móc udowodnić ich wysokość w razie kontroli lub przy rozliczeniu rocznym PIT.
Ewidencja sprzedaży nie musi mieć skomplikowanej formy księgowej. Wystarczy prosty zeszyt, arkusz kalkulacyjny lub aplikacja, w której zapisujesz datę, kwotę i opis każdej sprzedaży. Ważne, aby:
- wpisy były dokonywane chronologicznie,
- zawierały numer kolejny, datę, wartość sprzedaży brutto i sumę narastająco,
- umożliwiały szybkie ustalenie łącznego przychodu w danym miesiącu.
Jak prowadzić ewidencję sprzedaży krok po kroku
Prawidłowe prowadzenie ewidencji nie jest trudne, ale wymaga systematyczności. Oto schemat działania:
- Załóż zeszyt lub arkusz ewidencyjny – może to być Excel, Google Sheets lub specjalny szablon Ministerstwa Rozwoju.
- Zapisuj każdą sprzedaż – nawet drobne transakcje, np. 10 zł za rękodzieło.
- Podsumowuj przychód co miesiąc – by kontrolować, czy nie przekraczasz limitu 75% minimalnego wynagrodzenia.
- Przechowuj potwierdzenia płatności – przelewy, wiadomości z aplikacji, rachunki.
- Nie wystawiaj faktur VAT – możesz jednak wystawić prosty rachunek, jeśli klient tego zażąda.
Regularne uzupełnianie ewidencji nie tylko chroni Cię przed problemami z urzędem skarbowym, ale także pozwala zrozumieć, ile naprawdę zarabiasz i czy warto przejść na zarejestrowaną działalność.
Wzór ewidencji sprzedaży – co powinna zawierać
Przykładowa tabela ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej powinna zawierać następujące kolumny:
| Lp. | Data sprzedaży | Opis sprzedaży | Wartość sprzedaży brutto (zł) | Suma narastająco (zł) |
|---|---|---|---|---|
| 1. | 02.01.2025 | Sprzedaż rękodzieła – bransoletka | 45,00 | 45,00 |
| 2. | 04.01.2025 | Lekcja języka angielskiego online | 80,00 | 125,00 |
Taki prosty wzór wystarczy, by udokumentować Twoje przychody i pokazać ich zgodność z limitem ustawowym.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Wielu początkujących popełnia błędy, które mogą skutkować utratą statusu działalności nierejestrowanej. Oto najczęstsze z nich:
- brak systematycznego prowadzenia ewidencji,
- nieuwzględnianie wszystkich sprzedaży,
- przekraczanie limitu przychodów bez rejestracji działalności,
- mieszanie przychodów z prywatnych źródeł i działalności,
- brak rachunków potwierdzających płatność.
Aby uniknąć problemów, warto raz w tygodniu aktualizować ewidencję i monitorować sumę przychodów. Dobrym pomysłem jest także posiadanie osobnego konta bankowego, nawet jeśli nie jest to obowiązek.
Kiedy trzeba zarejestrować firmę – przekroczenie limitu przychodów
Gdy Twój miesięczny przychód z działalności nierejestrowanej przekroczy dopuszczalny limit (75% minimalnego wynagrodzenia), jesteś zobowiązany do zarejestrowania działalności gospodarczej w ciągu 7 dni.
Nie oznacza to jednak kary – to naturalny etap rozwoju biznesu. Od tej chwili możesz rozliczać koszty, wystawiać faktury i budować markę profesjonalnego przedsiębiorcy.
Praktyczne narzędzia do prowadzenia ewidencji
W 2025 roku dostępnych jest wiele narzędzi, które ułatwiają prowadzenie ewidencji sprzedaży:
- Arkusze Google / Excel – darmowe, łatwe do edycji i archiwizacji,
- Aplikacje mobilne (np. inFakt, Fakturownia, Cashflow) – pomagają w automatycznym zapisie transakcji,
- Szablony Ministerstwa Rozwoju – zgodne z wymogami prawa, dostępne online.
Warto też raz w roku skonsultować się z doradcą podatkowym, by upewnić się, że Twoje ewidencje są poprawne i gotowe do rozliczenia w PIT-36.
Podsumowanie – jak legalnie zarabiać bez rejestracji działalności
Działalność nierejestrowana to świetna opcja dla osób, które chcą dorobić lub przetestować pomysł na biznes bez zobowiązań i kosztów. Kluczem do sukcesu jest jednak rzetelna ewidencja sprzedaży – Twoja tarcza ochronna przed urzędem skarbowym.
Pamiętaj:
- prowadź zapisy systematycznie,
- kontroluj miesięczne przychody,
- gromadź dowody sprzedaży.
Legalne zarabianie bez rejestracji firmy jest możliwe – pod warunkiem, że działasz zgodnie z przepisami. A dobrze prowadzona ewidencja sprzedaży to pierwszy krok do rozwoju i profesjonalizacji Twojego biznesu.